Kako pripraviti program upravljanja s stresom v podjetju

XXX Strokovni posvet Združenja svetov delavcev slovenskih podjetij

Bled, 8.12.2004

KAKO PRIPRAVITI PROGRAM UPRAVLJANJA S STRESOM V PODJETJU

Na XXX. strokovnem posvetu ZSDSP (Bled, 8.12.2004) je bilo sprejeto priporočilo, da sveti delavcev v svojih podjetjih sprožijo pobude kadrovskim službam za začetek priprave celovitih programov upravljanja s stresom v podjetju, pri čemer naj se upoštevajo usmeritve, vsebovane v gradivu, objavljenem v nadaljevanju.

* * *

Marjeta Potrč, univ. dipl. prav.

NAČIN PRIPRAVE IN VSEBINA PROGRAMA UPRAVLJANJA S STRESOM V PODJETJU

1. STRES NA DELOVNEM MESTU

Stresu, njegovim posledicam in preprečevanju posledic se v naših podjetjih ne posveča veliko pozornosti. Res je, da se o njem veliko govori, pa še to samo v določenih poklicih. Stres ni karakteristika samo menedžerskega dela, ampak je povezan z vsemi deli oz. delovnimi situacijami. Je neizogiben del modernega življenja. Ostra konkurenca, prestrukturiranje podjetij, reorganizacija proizvodnje in menedžmenta, stalne spremembe v tehnologiji, potrebnih znanjih, veščinah in pogojih dela, grožnja ukinjanja delovnih mest in odpuščanja, ter druge lastnosti sodobnega dela in poslovanja vzpodbujajo stres in nikomur ne prizanesejo.

Stres je vsaka situacija, ki izzove posebne fizične in psihične reakcije.

Stres je telesni in čustveni odgovor na zahteve, omejitve ali priložnosti.

2. STRESORJI

Stresorji so okoliščine ali dogodki, ki izzovejo stres.

Stresorji različno delujejo na različne ljudi in izzivajo različne reakcije. Isti dogodki različno stresno delujejo v različnih življenjskih situacijah. Različne karakteristike posameznikov in individualne razlike med ljudmi pogojujejo različne načine reagiranja na stresne situacije pri delu. Različni ljudje imajo različno toleranco na stres, način reagiranja in posledice oziroma učinke stresa. To kar je stresno za eno osebo, ni stresno za drugo. Na doživljanje in reagiranje na stres najmočneje vplivajo demografske karakteristike posameznika (spol, starost, izobrazba, splošno zdravstveno stanje) in osebnostne lastnosti.

Obstajajo še drugi faktorji, ki vplivajo na doživljanje in reagiranje na stres, ki pa predvsem ne izhajajo iz delovne situacije, kot so družinski in ekonomski problemi, splošna kvaliteta življenja (kvalitetna prehrana, vzdrževanje fizične in psihične kondicije, prosti čas) ter življenjske spremembe in krize.

Izvore stresa ali stresorje na delu delimo na:

- individualne,
- skupinske,
- organizacijske.

2.1. Individualni stresorji

Ti izhajajo iz posameznika in so vezani na delo, ki ga posameznik opravlja, na vlogo, ki jo ima v organizaciji in na kariero v organizaciji.

2.1.1. Delo

poklici - določeni poklici so bistveno bolj izpostavljeni stresu kot drugi: menedžer, pilot, medicinska sestra, kirurg, zdravnik, socialni delavci, ... različni poklici, ki so potrebni pri delu z bolj ali manj prizadetimi osebami, delo z zaporniki, delo terapevtov, učiteljev, vodij ...,
zahteve delovnega mesta - izvor tega stresa je neusklajenost zahtev delovnega mesta s posameznikovimi zmožnostmi - odpravljamo ga z dobrim selekcijskim postopkom kadrovanja,
časovni pritiski - kratki roki, več nalog hkrati, "skakanje iz problema na problem",
delovna preobremenjenost - gre za prekomerno količino dela v kratkem času ali za manjšo zmožnost (pomanjkanje veščin, sposobnosti) oz. sposobnost za delo ter visoke zahteve. Pravzaprav gre za neusklajenost med zahtevami dela in individualnimi možnostmi oz. zmogljivostmi. Tudi premajhna obremenjenost ali zahtevnost dela je lahko izvor stresa. Eden od pomembnih načinov odpravljanja stresa v organizacijah je določitev optimalne delovne obremenitve, ki je povezana z visoko motivacijo, z večjo angažiranostjo, z izrabo vseh človeških potencialov, z visoko kvalitetnim delom in z zadovoljstvom pri delu,
odgovornost za sodelavce,
pogoji dela - to so stresorji delovnega okolja - neprimerna osvetlitev delovnih mest, hrup, temperatura, možnost za nesreče pri delu, možnost poklicnih bolezni.

2.1.2. Vloge v organizaciji

Vloga pomeni pričakovan način ravnanja glede na položaj v organizaciji. Zahtevne vloge so lahko zelo stresne.

Konflikti vlogse pojavijo tedaj, ko nekdo opravlja različne vloge, ki zahtevajo različne pristope. Primer: menedžer je istočasno v vlogi nadrejenega in podrejenega. Če se njegov stil vodenja zelo razlikuje od stila vodenja njegovega nadrejenega, je takšno delo zelo stresno. Tudi različni interpersonalni problemi so lahko izvor številnih stresov, ki se izraža v:
- delu z dvema ali več skupinami, ki pričakujejo različne rezultate,
- konfliktnih zahtevah na delu,
- nepoznavanju ali nejasni odgovornosti,
- opravljanju nalog, za katere oseba meni, da bi jih bilo treba narediti drugače,
- nedoločeni avtoriteti, ki jo določena vloga ima.

Nejasnost vlogje rezultat nejasnih ali nedorečenih zahtev ali nerazumevanja pristojnosti, obveznosti in odgovornosti, ki so značilni za določeno vlogo in se kažejo v tem, da posameznik:
- ne ve, kaj bi moral narediti, da bi delo dobro opravil,
- ni vedno siguren, kaj se od njega pričakuje,
- opravlja delo, za katerega se vedno težko dobi potrebne informacije, vire ali materiale,
- ima občutek nezmožnosti za opravljanje določene naloge.
Premajhna izkoriščenost posameznikase kaže v tem, da:
- opravlja delo, ki bi ga lahko opravil nekdo z nižjo stopnjo izobrazbe,
- opravlja ponavljajoče-dolgočasno delo,
- opravlja naloge, ki niso nujne ali potrebne.
Delovna preobremenjenostse izraža v:
- stalnih časovnih pritiskih,
- visoki intenzivnosti dela, da bi se dosegli cilji ali roki.

2.1.3. Razvoj kariere

Uspeh in kariera sta prevladujoči vrednoti modernega človeka. V svetu je zaznati preusmeritev od pripadnosti organizaciji k lastni karieri, pri čemer je organizacija le instrument za doseganje lastne kariere.

Vsaka sprememba ali napredovanje na delu je lahko izvor stresa, odvisno od posameznika in značilnosti oz. zahtev del. Posledice "previsokega napredovanja" so, da človek napreduje toliko časa, dokler ne zasede delovnega mesta, ki zahteva več kot sam zmore (nad njegovimi zmožnostmi). Posledice "prenizkega napredovanja" so podobne. Odsotnost možnosti za realizacijo osebnih ambicij in načrtov kariere lahko postane trajni stresor za veliko število ljudi.

2.2. Skupinski stresorji

Skupinske stresorje lahko imenujemo tudi medosebne stresorje. Izvori tega stresa so:

skupina - nekohezivne skupine s pogostimi konflikti, pravila obnašanja, ki pritiskajo na člane skupine, da jih spoštujejo, sprejemanje dogovorov, ki se v celotni kontekst ne vključujejo najbolje,
odnosi med sodelavci, z vodjem (nekateri zaradi pritiskov, ki izvirajo iz odnosov, sprejmejo manj zahtevno in manj plačano delo),
odsotnost podpore pri delu.

2.3. Organizacijski stresorji

Organizacijski stresorji so posledica značilnosti organizacije (formalizmi, standardizacija, centralizacija):

organizacijska struktura - raziskave kažejo, da zaposleni občutijo manj stresa in največ zadovoljstva v nebirokratskih, manj hierarhično organiziranih organizacijah,
stil vodenja - to je način obnašanja menedžerja do sodelavcev, ki so mu neposredno odgovorni: avtokratski način vodenja povečuje stres, menedžer, ki ne spodbuja, podpira svojih zaposlenih, se za njih ne briga in nima interesa za ljudi, je izvor stalnega stresa za zaposlene,
participacija je tudi lahko izvor stresa. Samo pomanjkanje participacije je že lahko izvor stresa pri zaposlenih, preveč participacije pa je lahko izvor stresa pri menedžerju,
organizacijska kultura in klima sta lahko pomemben izvor stresa. Birokratska kultura, ki forsira pravila in procedure, a zanemarja ljudi, njihove potenciale in potrebe, deluje stresno na večino zaposlenih, posebno na tiste z več potenciala,
upravljanje s človeškimi viri v vseh dimenzijah in funkcijah je lahko izvor stresa; neadekvatna selekcija, slaba razporeditev ljudi, neusklajenost zahtev dela in individualnih sposobnosti, slab sistem spremljanja uspešnosti, slabo nagrajevanje in motiviranje, nejasni kriteriji napredovanja in razvoj zaposlenih. Izboljšanje kvalitete upravljanja s človeškimi potenciali na vseh nivojih organizacije je eden od najpomembnejših načinov delovanja proti stresu,
način kontrole, posebej usmerjene na postopke dela in na obnašanje in ne na rezultate,
pomanjkanje komunikacij in informacij.

3. UPRAVLJANJE S STRESOM

Upravljanje s stresom danes postaja zelo pomembna naloga, ki ni samo usmerjena v skrb za zdravje posameznika, ampak tudi v vitalnost in uspešnost organizacije. Zelo pomembno postaja preventivno upravljanje s stresom.

Upravljanje s stresom je niz aktivnosti, ki jih izvaja vodstvo z namenom zmanjšanja njegovih vzrokov v organizaciji in priprave zaposlenih za uspešno soočenje z neizbežnim stresom in njegovim obvladovanjem z namenom, da bi bile njegove posledice čim manjše tako za posameznika kot za organizacijo. V ta namen je zelo priporočljivo pripraviti celovit program upravljanja s stresom v podjetju.

Strategije in metode ter ukrepe za preprečevanje in odpravljanje stresa in njegovih negativnih posledic v modernih organizacijah delimo v dve skupini: individualne in organizacijske. Prva skupina je usmerjena na individualne probleme. Usmerjene so v posameznika, da izboljša svoje reagiranje na stresne pogoje. Druge so usmerjene na organizacijo in spreminjanje tistih okoliščin, ki proizvajajo stres oziroma zmanjšujejo delovne strese. S tem se ukvarjajo službe za upravljanje človeških virov.

Cilj je pomoč pri soočanju s stresom in odpravljanje vseh okoliščin dela, ki povzročajo stresne odzive pri ljudeh. Zaposleni, ki doživljajo manj stresa, so tudi bolj uspešni.

3.1. Individualne metode upravljanja s stresom

Podjetje in menedžerji lahko pomagajo zaposlenim pri upravljanju s stresom z naslednjimi aktivnostmi:

z analizo in oceno stresa z namenom določiti faktorje stresa v podjetju,
s programi za dvigovanje fizične in psihične kondicije zaposlenih ter zdravja,
z izboljšanjem pogojev dela,
z menjavo dela oziroma ustreznim razporejanjem delavca na njemu ustreznejše delo,
z omogočanjem večjega občutka kontrole nad lastno situacijo,
s programi izobraževanja,
z informiranjem zaposlenih,
s programi individualne pomoči: svetovanja, psihoterapije za reševanje problemov izzvanih s stresom, angažiranje zunanjih institucij za reševanje takšnih problemov in strokovnjakov,
s programi usposabljanja za obvladovanje stresa (trening sproščanja, veščine komuniciranja, reševanje problemov, odločanje, treningi meditacije).

Ti pristopi so usmerjeni na individualne probleme, na simptome in posledice.

3.2. Organizacijske metode upravljanja s stresom

Organizacijske metode so usmerjene na odpravljanje izvora stresa v organizaciji. Usmerjene so na vse zaposlene.

Organizacijski programi zajemajo organizacijske spremembe pogojev in procesov dela:

spremembe organizacijske strukture od formalizma, centralizacije, hierarhije, k večji decentralizaciji, avtonomiji in fleksibilnosti (gre za organizacijo, ki jo sestavljajo manjše organizacijske enote),
ocena tveganja delovnega mesta, izboljšanje pogojev dela ter odpravljanje vseh dejavnikov, ki povečujejo število nesreč pri delu,
določitev vlog,
spremembe v stilu vodenja (Participativni, demokratski stil z decentralizacijo, avtonomijo, samokontrolo ter razvijanjem sodelovanja med zaposlenimi, je mnogo manj stresen stil vodenja kot avtokratski. Delegiranje pristojnosti kot tudi ciljno vodenje reducirata stres v organizaciji. Pomembno je, da pri zelo pomembnih odločitvah v organizaciji lahko sodelujejo vsi zaposleni.),
participacija pri odločanju,
spremembe v organizacijski klimi, od birokratske h kreativni kulturi, t.j. zaupanje, timsko delo, sodelovanje in podpora, spodbujanje, zmanjšujejo vpliv stresa. Pomembna so jasna pričakovanja, standardi obnašanja in uspešnosti. Vse to omogoča, da se posameznik brez večjih frustracij sooča in rešuje delovne izzive.
timsko delo ne vodi le k večji delovni uspešnosti in kreativnosti, ampak odpravlja mnoge strese in blaži posledice neizogibnih stresov. Sodelovanje v timu, podpora tima, so pomembni dejavniki obvladovanja stresa v organizaciji.
razvoj kariere pomeni obstoj možnosti za individualen razvoj, pomeni zadovoljevanje profesionalnih aspiracij, stalno izpopolnjevanje in prevzemanje kompleksnih nalog. Vse to zmanjšuje individualno frustracijo in stres.
komunikacija, posebej med vodjem in sodelavci, kot tudi skozi celo organizacijo odpravlja mnoge izvore stresa. Dostop do pomembnih informacij ne povečuje le uspešnosti, ampak odpravlja nepotrebne frustracije, izzvane z občutkom, da se posamezniku ne zaupa, da se pred njim skriva informacije, da ima zato nekdo drug moč in večji vpliv, ker ima informacijo.
sistem kontrole mora biti takšen, da razvija samokontrolo doseganja ciljev in želenih rezultatov.
formalna organizacijska politika je izvor stresa. Potrebno je ustvariti takšno politiko, ki dovoljuje razvoj individualnega potenciala in avtonomno delovanje.
stalno učenje in razvoj sta najuspešnejši metodi odpravljanja stresa.

4. PRIPRAVA PROGRAMA UPRAVLJANJA S STRESOM

Program upravljanja s stresom naj bi vseboval celovit splet med seboj usklajenih individualnih in organizacijskih ukrepov in aktivnosti (z roki in nosilci) za realizacijo zgoraj navedenih usmeritev. Strokovni nosilec priprave programa naj bi bila predvsem kadrovska funkcija oziroma služba podjetja, pomemebno pa je tudi aktivno vključevanje sveta delavcev, sindikatov in vseh zaposlenih.

4.1. Predpogoji uspešnega programa upravljanja s stresom

podpora najvišjega vodstva, pa ne samo verbalna, ampak praktična, konkretna kot vzor oziroma model želenega vedenja,
podpora in sodelovanje sindikata in sveta delavcev,
stalna naloga, ki spremlja pojav in ne samo enkratna akcija za obvladovanje stresa,
široko in kontinuirano vključevanje zaposlenih skozi ves proces,
jasno postavljeni cilji,
zaposlenim je potrebno zagotoviti samoiniciativno in svobodno sodelovanje v programu brez pritiska in prisile.

4.2. Naloge kadrovske funkcije (službe) pri upravljanju s stresom v organizaciji

Izdelava analiz in ocenjevanje stresa.
Priprava programa za odpravo stresorjev.
Aktivnosti za zmanjševanje stresa:

- spremembe v organizacijski strukturi
- spremembe v stilu vodenja
- uvajanje participacije
- informiranje zaposlenih
- oblikovanje delovnih mest
- usklajevanje zahtev dela in posameznikovih zmožnosti.

Sistematično raziskovati organizacijsko klimo:

- določiti izzive
- pripraviti ukrepe
- izvajati ukrepe ob sodelovanju najvišjega vodstva, sveta delavcev in sindikata.

Izdelava metod in orodij za delo in aktivno delovanje pri:
- izboru novih sodelavcev
- razporejanju že zaposlenih
- ugotavljanju uspešnosti zaposlenih
- razvoju zaposlenih
- usposabljanju zaposlenih
- motivaciji zaposlenih
- svetovanju zaposlenim
- kakovosti dela in privatnega življenja zaposlenih.

4.3. Naloge svetov delavcev pri upravljanju s stresom v organizaciji

Biti informiran in posredovati delavcem informacije o:

- gospodarskem položaju družbe
- razvojnih ciljih družbe
- stanju proizvodnje in prodaje
- splošnem gospodarskem položaju panoge
- spremembi dejavnosti
- zmanjšanju gospodarske dejavnosti
- spremembi v organizaciji proizvodnje
- spremembi tehnologije
- letnem obračunu in letnem poročilu.

Spremljati izvajanje podjetniške kolektivne pogodbe in drugih aktov:

- sistemizacija (organizacija) dela
- merila za ocenjevanje delovne uspešnosti
- kriteriji za napredovanje delavcev
- ukrepi iz varstva in zdravja pri delu.

Sodelovati pri pripravi programa upravljanja s stresom in spremljati aktivnosti za zmanjšanje stresa, ki jih izvaja kadrovska funkcija.
Doseči za delavce čim ugodnejše pogoje pri:

- statusnih spremembah
- prodaji družbe ali njenega bistvenega dela
- zaprtju družbe ali njenega bistvenega dela
- bistvenih spremembah lastništva
- planu zaposlovanja
- sistemizaciji delovnih mest
- razporejanju večjega števila delavcev izven družbe
- razporejanju večjega števila delavcev iz kraja v kraj
- sprejemanju aktov s področja dodatnega pokojninskega,invalidskega in zdravstvenega zavarovanja
- zmanjšanju števila delavcev.

5. OSEBNO OBVLADOVANJE, UPRAVLJANJE OZIROMA ODPRAVLJANJE STRESA

Gre za aktivnosti, ki jih mora izvajati oseba sama, da bi povečala svojo odpornost na stres in tako povečala svojo fizično in psihično učinkovitost pri delu:

izogibanje nerealnih rokov,
izbira primernega tempa dela,
izbira najbolj učinkovitega delovnega obdobja znotraj krivulje dela za najpomembnejše naloge,
planiranje delovnega dne,
postavljanje prioritet,
naučiti se relaksirati in meditirati,
osvojiti zdrave navade,
pridružiti se programu za zmanjšanje stresa.